Administratie als startende ondernemer inrichten

 

Los van het feit hoe u uw boekhouding gaat doen, middels een boekhouding in Excel of een eenvoudig boekhoudprogramma, is organiseren de eerste stap.

Om een goed overzicht te houden over uw administratie kunt u werken volgens een soort ‘mappensysteem,’ waarin inkomende en uitgaande documenten in een aparte (digitale) map worden opgeslagen.

Een goede bedrijfsadministratie kan bestaan uit zes “mappen”:

Inkomende facturen: dit zijn de facturen van geleverde goederen of diensten van leveranciers. Tel alle BTW van deze facturen op en sla de som op onder de term ‘Voorbelasting’. Deze voorbelasting kunt u terugvragen van de Belastingdienst.

Uitgaande facturen: dit zijn de facturen die u verstuurd heeft aan opdrachtgevers omdat u goederen of diensten geleverd heeft. Tel alle BTW van deze facturen op en sla de som op onder de term ‘Te betalen BTW’. Deze belasting dient u af te trekken van bovenstaande Voorbelasting. Het resultaat (Voorbelasting minus Te betalen BTW) dient u af te dragen aan de Belastingdienst.

Bonnen: alle bonnen die te maken hebben met het uitvoeren van uw werkzaamheden bewaart u hier in. Hier vallen bijvoorbeeld ook parkeerkosten onder die u maakt voor een zakelijke bespreking. Deze kosten kunnen fiscaal aftrekbaar zijn.

Bankafschriften: Deze bewaart u vanaf volgnummer 1 tot het einde van het jaar. Accountants adviseren het gehele jaar op volgorde te bewaren, ook al zitten er privé-uitgaven tussen. Download deze vanuit uw internetbankieren-omgeving, omdat de bank deze na een tijd niet meer bewaart.

Fiscale gegevens: hier bewaart u de BTW aangifte en de aangifte van de Inkomstenbelasting, maar ook uw ZZP-modelovereenkomst mocht u ZZP’er zijn.

Contracten met opdrachtgevers: bewaar in deze map de afspraken die u gemaakt heeft met opdrachtgevers, klanten en leveranciers. Daarnaast kunt u hier ook juridische documenten bewaren.